Жизнь отдела по работе с собственниками изнутри

Мы продолжаем цикл статей о работе отделов нашей управляющей компании «УК РЭМП УЖСК». Пришло время рассказать про тех сотрудников, которые играют ключевую роль в обеспечении правильной коммуникации с жителями жилого фонда.

Ежедневная работа специалистов отдела строится по индивидуальному плану. В их обязанности входят следующие задачи:

• Проведение встреч с председателями СД;
• Проведение ОСС (проводятся вне рабочее время, удобное для собственников помещений);
• Подготовка пакетов документов для проведения ОСС и по итогам голосования собственников помещений на ОСС;
• Исполнение заявок из Диспетчер24;
• Посещение совещаний;
• Проведение личных приемов граждан;
• Подготовка ответов на письменные обращения граждан, запросов в различные организации;
• Взаимодействие с подрядными организациями;
• Оказание своевременной помощи собственникам по вопросам взаимодействие с другими отделами УК;
• А также раскрытие информации в систему ГИС ЖКХ и многое другое.

Организация ОСС с собственниками помещений – одна из важнейших обязанностей отдела. Надо понимать, что ОСС в МКД является органом управления многоквартирным домом и проводится оно путем обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование. На ОСС в МКД рассматриваются различные вопросы: проведение капитального ремонта, открытие спец. счета, проведение благоустройства дворовых территорий, установка ограждения дворов, видеонаблюдении, выборы СД и пр.

Подготовка к ОСС требует от сотрудников больших затрат рабочего времени, внимательности, обязательного соблюдения сроков исполнения отдельных этапов организации ОСС в МКД, например, размещение сообщений о проведении ОСС не позднее 10 дней до начала проведения собрания, а после подписания протокола есть всего 5 дней , чтобы разместить его в систему ГИС ЖКХ, что все собственники могли с ним ознакомится.

А также обязательно, нужно вникнуть в суть собрания, если это капитальный ремонт, то нужно уметь правильно объяснить локально-сметный расчёт, если это установка видеонаблюдения, то по схеме рассказать жителям, где будут расположены камеры, а когда планируем благоустройство, то и блеснуть знанием «ботаники».

Для проведения ОСС в МКД сотрудники отдела готовят и согласовывают с собственниками все необходимые документы, организуют встречи с сотрудниками других отделов «УК РЭМП УЖСК» и представителями подрядных организаций.

Пользуясь случаем, мы не забыли уточнить и самые интересные истории с собраний:

«Все собрания можно отнести к категории нелегкие, потому что учитывается мнение не одного человека, а многих. Как говорится, 100 человек, значит 100 мнений. А на собрании для положительного решения должно совпасть минимум 50%, а то и более 67% - «ЗА». Например, одни из жителей - 3 года были в голосовании для включения в муниципальную программу «Формирование комфортной городской среды». Было необходимо собрать положительное решение не одного МКД, а сразу 14! Целых 3 года жители выходили на собрания, и по итогу имеют замечательные красивые, современные придомовые территории», – делится Олеся Костюкова – начальник отдела по работе с собственниками «УК РЭМП УЖСК».

Наиболее распространенными вопросами в рамках ОСС являются: выбор Совета МКД, работы по текущему (МОП, ограждение, видеонаблюдение, озеленение, детские площадки) и капитальному (крыша, магистрали в подвале, модернизация лифтов и др.) ремонту, заключение прямого договора в отношениях с ресурсоснабжающими организациями и региональным оператором, аренда общего имущества. А также мы помогаем жителям инициировать собрания для формирования пакетов при участиях собственников в муниципальных программах: замена лифтов и формирование комфортной городской среды.

Во всей этой рутине облегчить процесс выполнения задач специалистам отдела по работе с собственниками помогают разные инструменты и методы. Давайте узнаем какие:

«Эффективная коммуникация помогает решить или избежать проблем (конфликтов). Нам очень помогаю мессенджеры - Telegram, WhatsApp, эл. почта, чаты многоквартирных домов - данные инструменты помогают общаться, обмениваться идеями, пояснять ту или иную информацию, сокращая время выполнения задач», - делится Олеся Костюкова – начальник отдела по работе с собственниками «УК РЭМП УЖСК».

Основным показателем эффективности работы отдела служит число проведенных ОСС с принятием положительных решений собственниками. На сегодняшний день (конец ноября 2024) специалисты отдела провели и оформили 180 внеочередных общих собраний собственников, 370 заочных голосований в системе ГИС ЖКХ и более 70 информационных встреч.

В этом году мы начали преобразовывать в цифровой формат
весь архив. Активно с Советами домов стали обсуждать и проводить анализ, для будущих голосований, повестку по индивидуальной ставки «содержания жилья». Ведь уровень жизни растет, и собственники хотят пользоваться услугами выше того минимального перечня, который входит в ставку платы на сегодняшний день.

«Надеемся, что наши собственники активно начнут использовать электронные площадки, такие как ГИС ЖКХ, в части заочного электронного голосования», -делится пожеланиями Олеся Костюкова – начальник отдела по работе с собственниками «УК РЭМП УЖСК».